为了解决机关文件管理中存在的痛点难点，在深入调查用户需求的基础上，安密电子推出了机关智能文件管理系统，从根本上解决文件管理中存在的痛点难点问题，理顺文件管理流程，正规文件管理秩序，提升文件管理工作效率和信息化水平。

系统概述

机关智能文件管理系统是指利用现代信息技术对机关单位文件的收集、整理、编研、存储、检索、查询、分发、使用、统计等业务环节进行分布式存储、存取过程、在位情况及动向进行智能化、集中化、远程化、不间断管理与监控的安全管理系统。系统能够实现电子文件和实体文件的集中统一管理，配合智能文件管理柜对实体纸质文件的存取分发和使用进行科学管控，精准管理、高效管理，维护实体文件的完整与安全，使得机关文件管理便捷化、信息化、自动化，推动机关文件管理效率和管理水平的提升。系统随时随地掌握监管文件的动向，以加强文件管控，严防失泄密问题的发生。该系统能够有效地提高文件使用管理效率及安全系数，正规文件使用管理秩序，极大地降低文件失控、失管、被盗等风险。

系统组成

智能文件管理系统由智能文件管理系统软件平台、文件智能存储柜及文件管理智慧屏组成。

智能文件管理系统平台能够集中统一管理电子文件和实体文件，维护文件的完整与安全；智能文件管理系统平台包括文件收集整理、归档入库、编研利用、分发使用和借阅、鉴定和销毁、文件移交、统计监管等子系统，通过一系列电子流程，实现文件信息管理的自动化。

文件智能存储柜用于集中存放文件及文件盒，具有保险柜的功能；具备自动电子锁、门状态检测装置和防破坏报警装置。主要由文件柜智能远程监控管理平台、主控器、智能文件存储柜、报警（视频监控）系统、RFID物联网识别系统、网络系统和文件条码系统（选用）七个部分构成。人员在取件时使用指纹识别方式进行身份验证，验证成功后开启指定文件存储柜仓门。系统可实现文件自动盘点、自动记录存取日志、实时监控在位情况，做到了全自动化的文件在位管控。

文件管理智慧屏实现文件管理触摸操作和态势信息展现功能，以“智慧化、便捷化、可视化” 的目标提高文件管理工作效率和信息化水平。智慧触摸屏以图表或文字的形式显示文件管理系统的实时运行情况，包括文件数质量情况、文件处理情况、分类情况、借阅情况等，文件管理各项状况实时显示，直观形象，便于及时准确地掌握文件管理全局情况；做到文件管理工作“可知、可视、可控”，实现“一面屏展现、一面屏查询、一面屏分析、一面屏统计”，从而提升文件管理工作全面建设水平。

系统特点

·安全高效：采用指纹及RFID物联网技术，实现高可靠性的识别和验证，保证验证唯一性和不可替代性；全自动记录存取文件（盒）的每一步操作过程，存取可追溯；智能联动短信、语音、警报、监控系统等多种报警方式；UPS断电保护，完全断电后可通过双人双锁紧急取物或通过手工控制取文件；

· 精细管理：海量查找文件，快速准确；文件智能化管理，全程跟踪定位；采用条码和射频识别技术，实现文件一对一精细化管理；

· 操作简便：主控柜触摸屏人机界面简洁易用，每一步操作均有智能语音提示，手指轻点几下即可完成文件取用；归还文件时, 扫描文件条码并通过验证后自动打开箱门进行快速归还；查询配置系统基于网页端访问，使用IE浏览器即可实时查询文件在位情况、系统状态和报警日志，打印各种统计报表，配置文件的使用人员、存储位置、使用时段及时间限制；

· 稳定可靠：全钢结构柜体，坚实牢固；军工级品质，质量可靠，性能稳定；后台数据库定期自动备份，确保数据安全；

· 灵活定制：依据客户需要提供多种规格柜体及系统组合方式，灵活定制；可与客户现有监控及门禁系统进行集成，实现联动，避免重复投资。

系统功能

· 精准管理：能够对文件、文件盒及文件资料等物品实现集中、统一和精准管理；实现文件基本信息的电子化登记，便于信息存储、统计、查询利用以及办结处理等。系统采用指纹识别技术登录，利用条码对文件流转交换信息进行集中管理，利用网络、指纹身份识别等技术对所有工作人员投递的文件进行全过程追踪，能够对智能文件柜中的远端文件进行实时在位监管，远程精准定位监控文件状况，实现远程无人值守监管；

· 自动盘点：系统对文件资料进行全寿命周期管理，后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；系统支持对文件资料进行自动盘点，并生成相关统计数据；

· 文件分发：分发管理子系统可使文件管理单位的文件管理运行体系更为系统化、自动化、科学化；同时，以文件的归档、保存、维护、分发、借阅为主线来驱动的文件管理流程将更为高效、便捷；

· 多级管理：系统由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。

· 分布式存储：系统采用可靠的现场总线作为内部总线，在接入网络的任意地点，只需一台通过相应管理权限认可的计算机即可实现对文件的远程分布式存储管理与监控；

· 智能识别：利用射频、指纹和条码等识别技术对文件的存取进行有效管理；

· 安全防范：坚固的全钢结构柜体，红外探测、视频监控、门禁检测和震动传感等多种探测手段以及现场声光、安防联动、短信通知等多种报警方式，能有效阻止非法入侵；

· 追溯分析：自动记录文件的存取日志、系统日志、报警日志和存取实时录像，便于追溯；可以方便快捷地进行查询、统计并生成各类报表，便于管理分析；

· 自助存取：取出文件时取件人员到控制柜前，在界面上点击“取文件”按钮，并按下自己的指纹进行验证，当只有一件文件属于取物人员时，存放该文件的对应箱门自动打开；当一人有多件文件时，需要在弹出界面上选择自己想要取出的文件即可；

· 在位监控：通过内部计算机网络，可以对远端文件进行实时监管，远程监控文件状况，实现远程无人值守监管；

· 实时查询：管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理；

· 丢失报警：当文件监管现场发生违规进入，或发生违规取档、超时未归还、文件丢失、人为破坏系统、长时间无市电输入等报警事件时，系统会立即报警，报警方式主要有声光报警、短信报警、网络上报中心报警等；

· 视频监控和门禁智能管理：系统集成1套视频监控系统，实时采集现场视频监控画面；通过动态侦测实时记录文件保管现场的监控录像，并可通过网络实现远程回放。系统可集成门禁系统，进入重要文件保管房间可以通过密码、射频卡、指纹方式授权准入，实现智能门禁安全管控；

· 过程监管：系统后台自动记录操作过程，便于日后查询和统计。通过内部网络，对单台或多台文件存储柜进行远程管理和实时监控，实时查看文件柜的开关状态和使用情况，实现对文件的静态管理和动态管控，及时发现、解决问题苗头和漏洞隐患，提高文件的安全管理水平和管理效率。

建设成效

提高文件分发、管理工作效率。

通过智能文件管理系统可使数据录入工作量大大降低。通过使用条码作为某个文件的唯一标识并扫描条码，可快速查询该文件的相关信息及办理情况；通过条形码或一定的查询条件进行检索查询，可使文件查询工作效率得到极大提高；利用条形码和计算机技术，提高文件交换流转信息的准确性，可使文件传递分发失误率大大降低；解决信息流（计算机信息）与物流（文件实物）的信息对应，可对每一件文件进行追踪，实现纸质文件分发、流转的自动化管理。

提高文件分发、管理的安全可靠性。

通过条码和智能交换技术，准确记录交接过程，将人为因素可能造成的错误降至最低，发生错误时能及时发现错误并纠正。通过指纹识别验证人员身份，允许合法用户进出文件管理场所并从文件智能存储柜中自动取件。能够通过指纹识别和文件条码实现文件的交接、存取和分发，并存有完整准确的记录；通过分配合理的权限明确文件管理责任，为事后审计提供依据；通过权限划分有效杜绝系统运行中越位操作的发生，提高文件管理的安全性，并能够根据工作需要灵活的划分权限，进一步提升系统安全性、可靠性。

优化文件分发、管理流程。

通过文件智能存储柜、条码和指纹识别认证系统后，改变文件存取工作方式向智能化转变，提高存取、分发的准确性、实时性和自动化水平，进一步规范文件分发管理工作流程；采用指纹识别、结合条码自动识别技术以及文件智能存储柜，能够提高工作效率，实现文件信息的电子化管理，取代传统手工处理模式，实现文件管理过程中的信息自动采集、文件存取的自动记录、存取使用过程的智能化管理，使实物流与信息流相统一，从而提高文件管理业务处理的运转效率，确保文件管理工作准确、安全、保密和及时。

结语

综上所述，智能文件管理系统适用于机关文件、文秘、保密、档案等文件档案管理单位和场所，系统有利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建设水平。